ライフハック

ここのところはGTDに専念しないスタイルで安定している @tokida です。

 

ちょっと仕事である意味区切りのあることをしたのでたまにはタスク処理の話を少し書きたいと思います。

結論から書くと、「GTDとかにハマるとタスク(Todoひとつひとつ）がメインになりがちだけど、結局はそれはプロジェクトが有りきなんだからプロジェクト側からきっちりと把握しよう、そうしないとタスクも取りこぼしがあったりして結局Inboxが陳腐化してGTDとしても回らなくなるよ。」という事を今更ながらに実感したので書いておきたい。なんか「策士、技に溺れる」って感じですね。

 

ちょっと前

以前からGTDにどっぷりハマっていたのです。その頃からTodoをこまめに付けるのだけどなかなかこれが週次レビューにたどり着かない。たどり着かないので陳腐化する。どうしても日々に同じInboxを利用できないためです。これは常にPCの前にいないのでどうしてもオンライン上のTodo（以前はRemember the milk、最近では Toodledo）とアナログのTodo（以前はRODHIA、Moleskine等）の非同期が起こることから発生しています。

この分散を解決するためには結局は何処かですり合わせを行う必要があったのです。当たり前ですが就業前後でキチンと日報をつければいいのですがその辺りとTodoを完全に分離して管理していたのが問題。

 

最近は

Inboxの改善

・如何にしてInboxを少なくし廃れない情報に維持するか

Inbox：Evernote上の日報と、その日記載したメモ（Mnemosyne：ニーモシネN198利用）
整理：日々業務後に、Evernote上に記載されたタスクを実施し残るものをToodledoに登録

この流れで進めています。日報（仕事の細かいログ等）のなかでTodoも記録していくことで大きな取りこぼしがないにようにしています。だいたい毎日「週次」レビューしているような感じです。以前からどうしてもTodoが書ききれていないためプロジェクト単位で忘れが発生したりしていたのですがこの方法を取ってから若干は改善しているとおもいます。意識をプロジェクトからそらさないことです。

• スケジュールとTodo管理のグチャグチャさ | Roguer
• 気になったTodo用メモ帳 マルマン「ニーモシネ」を買いました | Roguer

 

週次レビューの改善

・当たり前のことができていなかった週次レビュー

週報という物があるので、週報作成時に日報のなかのTodoをさらうことになるのでプロジェクト単位で取りこぼされているTodoがあれば整理する事ができます。よく考えれば当たり前のような気もするのですがGTDにとらわれすぎていて当たり前のことができていなかったのかなと思います。

日報側にてある程度のタスクとプロジェクトそして予定を整理することでかなり見やすくなって来ました。またGTDでは完了したTodoを見なおしたりしないです。同様にTodoアプリケーションもCloseされたタスクを見るのは洗練されていません。終ったようで終わらないTodoもよくありますのでその辺りはこの作業で振り返ることが出来ます。

 

ツールの変化

利用しているツールは以前はデジタルオンリーからデジアナに移行して最近ではまたデジタル気味ですね。Evernoteのなかには資料が多かったのですが最近はOutputの場所として活用をしようとしています。実施しようと思えばデジタルオンリーにも移行できる環境ではあるのですがそれほど必死にはしていません。

複雑化しすぎたEvernoteのページは編集できないのは残念。 追記は出来ますがね

IMG_3217 Photo by tokiyan

従ってちょっとメモしたい時には、 (忙しい時には)スケジュールの「メモ欄」を積極的に使う | Roguer にも記載していますがスケジュールのメモ欄とか便利です。「予定」と「メモ」が分離しないので情報が拡散しませんので。

また何れにしても資料の保管場所がBox.netであったりDropboxであったりし、仕事の情報をEvernoteに入れていることからもTodoアプリをToodledoからそろそろNozbeにする時期が来ているような気がする。

 

とは言え、Toodledoタスクの処理をGTDにそって今日もガシガシするのです！！

面倒なので頑張ったらそんな時に限って似たようなサービスが知らされる@tokidaです。

 

photo credit: Mike Rohde via photopin cc

 

Googleカレンダーをテキストでコピーしたいと思っていたらそんな事を叶えてくれる記事( Googleカレンダーの予定をメールで送信できる「PubMyCal」 : ライフハッカー［日本版］) が出ていたのですが自力で多少好みの事が出来たのでメモをしておく。

何に使いたいかというと、Evernoteに毎日書いている日報に使いたいのです。普段は日報に予定をいちいち書き写しているのですがこの時間が勿体いないなぁと思っていました。でサクッと取得できないかと思った次第。

こんな感じで日報を書いているのですが、

1. 朝、事前に予定をGoogleCalendarを見ながら書き写す
2. 日中～夜、実績として時間を記載する

のですが1)の作業を簡単に、そして数日分取得したいと思ったのが始まりです。今時結構オフラインな事があるので数日分が見えるのは大きい。

 

実際に何を使っているかだけ簡単に書いておきます。
興味がある人は参考にして下さい。

• Windows環境（Macでも同様のことは出来きると思います。基本的に会社ではWindowsなので）
• Python 2.7
• gcalcli – Command Line Interface to Google Calendar – Google Project Hosting http://code.google.com/p/gcalcli/
• python-dateutil – Labix http://niemeyer.net/python-dateutil#head-2f49784d6b27bae60cde1cff6a535663cf87497b
• Downloads – gdata-python-client – Google Data APIs Python Client Library – Google Project Hosting http://code.google.com/p/gdata-python-client/downloads/list
• Clip.exe （Windows Visa以降は標準、XPの場合にはVector等で）
• bpcopy  (Mac環境でこのコマンドでクリップボードに入れる）

 

※Pythonのライブラリの導入は、基本的には 展開後# python setup.py install で入ります。

処理

1. gcalcli （Pythonのスクリプト）でカレンダー情報を取得
2. 文字コードをSJISに変換
3. 生成された内容をクリップボードにコピー

という流れのバッチを作成してこれをランチャソフトから呼び出します。なので実際には、ランチャ起動→実行するとクリップボードにカレンダーが入っているという次第です。

 

C:\Python27\python.exe c:\docume~1\00\mydocu~1\bin\gcal\gcalcli  --user  [email protected]  --pw yyyyyy  --nc --24hr agenda  | iconv -f utf-8 -t sjis  | "C:\Documents and Settings\00\My Documents\bin\gcal\clip.exe"

 

こんな感じのバッチになります。ちなみにランチャは Launchy: The Open Source Keystroke Launcher http://www.launchy.net/ を使用しています。Macの場合にはシェルか何かを作って上記の clip.exe が bpcopy に変わる感じですね。

 

最初の記事もあるけど、今日こんな予定なんだよってメールで相手に送るときにも結構便利に使えます。Evernoteでテンプレートとか自動処理とか出来たらもっと便利になると思う。（あ、もしかしてMacならScript動かせるのか？）