ライフハック

[GTD][Toodledo] GWなのでタスクの整理をする

しなければいけないTodoをこの機会に整理してみたいと思います。

なかなか毎週、週次レビューをしようと始めていてもついつい疎かになってしまったタスクなどが散乱している状況です。また、先月にToodledoのプロアカウントをようやく登録したのでいままでざっくりだったタスクに詳細のサブタスクをつけて管理する事が出来ます(それ以前のタスクでは詳細に落としてないものと詳細なものが混在している状況です)

この機会に全体の見直しとともに、洗い出しをまた実施してみようと思います。
その前にまずは既存のタスクを一旦整理します、また運用方法も若干変えてみたいと考えているのでそれをまとめます。

  1. 未実施のタスクの整理
  2. 洗い出し
  3. タスクの詳細化
  4. 週間レベルでのDuedateの設定

を実施してみたいと思います。

 

1.未実施のタスクの整理

すでに、予定通りに進んでいないものを整理してしまいます。

  • 期限が切れているタスク(Overdueの状態)をすべて「Due dateなし」の状態に変更する
  • ContextやTagが記入していないタスクを先に記入する

 

(1) 期限切れのタスクの修正

いま、現時点で124個のタスクが存在していますが、Overdueが39個、期限の設定なしが74個(期限ありは11個しか無い)の状態になっています。このまま進めてもすでに正しくないので最終的には適切な日付にするにして一旦リセットします。

Toodledoの「Search」画面から以下の条件で検索をします。今日の分はまだ仕事しているので昨日からとして検索

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次に「Multi Edit」で「Due date」の欄にチェックを入れて更新します。こうすることで「Search」結果に対して一括で処理が出来るので便利です。この方法を使って一週間に一回(レビュー時に)はリセットして適切な日付を入れる運用にしていきます。

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次に、ContextやTagが未記入なタスクも同様に「Search」で検索して記入していきたいと思います。これをある程度しておかないと検索条件やソート条件から漏れるのでタスクの忘れが多くなります。(もちろん最初に登録するときに書いておけばいいのでしょうが、最初に投入するときには基本的に余計なことを考えたくないので(Inboxでは)記入していません)

 

(2) Contextの修正

ここで参考までに登録されている「Context」の内容

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  • @どこでも → 場所を選ばないタスク
  • @仕事 → これはロケーションが書いています(そこでしか出来ないタスクはこれに該当)
  • @家 → 家でしか出来ないこと
  • @考える → 場所ではないのですが時間がかかる系のモノはこれにしています
  • @買い物 → これは出先で見るための物
  • @電話 → 電話やメールを擦る必要があるもの(実際には「@どこでも」です)

基本的にはどこで実施できるかという点でContextを使用しています。渡しの場合にはたいてい「@どこでも」が該当するのですがまれにそこでしか出来ないものがあるのでその場所に行く機会があるときには「@仕事(~~)」で検索したりしています。

もちろん実際にはContextが空白のものもあるのですがそれは正しく「空欄」なので良いとして漏れをなくすのが目的です。

 

(3) Tagの修正

さて次にタグを修正します。

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タグは、プロジェクト毎に付けるようにしています。後は顧客名とかがおおおいです。自分のことは「家」とか「ライフワーク」とかに分類しています。「家」は家族全員が関係するようなもので「ライフワーク」は個人的なタスクです。

 

2.洗い出し

次に時間を設けて洗い出しを行います。普段しているように2時間とか3時間とかかけてするのが望ましいと思います。

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参考に、現在の「フォルダ」構成は上記のようになっており適当に突っ込むのはまずは「Inbox」に該当します。この後でタスクの詳細化をするときに一緒にContextとかTagを振っていくのでまずは「Inbox」にどんどん思いつくのを登録していきます。重複したり同じ内容のような物が複数出てきても気にしないですすめるのがよいです。またタスクの詳細化も次のステップなのでレベル感が不揃いであっても気にしません。

 

3. タスクの詳細化

ここではInboxの処理をするわけですが今回は2分ルールとかは実施せずにまずは振り分けることを行います。またタスクが実行が無理そうな、具体的にすることに落とせていない項目を具体的な方法でブレイクダウンしていく作業になります。実際これが一番時間がかかると思います。

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上記の例は大した用事ではないのですが、実際に遊びにいくにしてもいくつかのことをこなさないといけません。Toodledoではプロアカウントになると「サブタスク」が登録できるのでその機能を使ってブレイクダウンするようにします。参考リンクとかあれば「ノート」欄にURLを貼るなどしておくと便利かもしれません。かなり「夢(いつか)」的なTodoでも最初の一歩を書かないと先には進めないのですから何かしら進んでいないタスクについてはブレイクダウンをしていくのが良いかと思います。

 

4. 週間レベルでのDuedateの設定

毎日基本的にはInboxや「NextAction」を確認しながら進めていくのですがどうしても家のことや優先度の低い項目は予定日を過ぎてもしない傾向にあります。また今日の分だけが実行出来ればとりあえず良しとしてしまっているとなかなか細かい仕事ができないと思います。

しばらくの間、それらの具体的ではないタスクは週間単位で予定完了日を一括で付けてしまおうと思います。週間レビューは「金曜日の午後」にすることにしているので期限は毎週木曜日付近で一括で付けることにします。それ以上かかる場合にも「木曜日」毎の日を目処として登録します。

  • 期日が厳密でないタスクについては、一週間単位で期日を記入する
  • 一週間単位での期日は、週次レビューの前日の曜日にしておく

 

 

5. その他の考慮 (ゴールの設定)

まったく何も予定を入れることすら出来ないタスクがあるのですがこれは「する気がない=できたらいいな」レベルですので問題があります。いかなることもはじめなければ到達することは出来ないのですからこの手のタスクはなるべく少なくしていく必要があります。実際にはこれらはタスクというよりは「ゴール(目標)」であることが多いです。Toodledoは「ゴール」という項目があるため設定ができるのですが他のタスク管理ソフトではこの概念が無いものも多いとおもいますのでその際には「タスク」として登録しておくしかありません。

ここでは「ゴール」の設定の仕方を書いておきます。

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ありきたりに漠然と書いている「家を買う」というタスクですがこれは実際には「ゴール」と考えるとよいでしょう。選択できるのは

  • Lifelong (一生)
  • Long-Term(長期的)
  • Short-term(短期的)

の中から選べます。家を買うことが lifelongではなんだか辛いのでShort-termにしておきたいと思います。
次に、各タスクからゴールを紐付ける必要がありますのでアカウントの設定から「ゴール」が表示できるようにします。

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この設定の後各タスクの属性でゴールを設定することで完了です。動き的には、ゴールはTagやContextと変わりませんが別の指標を立てて置けるので便利かと思います。 今回は特に脈絡もなくゴールを設定したが

  1. ゴール(目標)を、短期(数ヶ月)、長期(数年)、一生のレベルでいくつか立てる
  2. 各ゴールに向かって必要な大雑把なタスクを洗い出す
  3. 上記のタスクを細分化する

本来であればこのようにして目標に向かっていかないといけないのだと思いますがついつい日々の仕事に忙殺されてしまいますね。

 

6. 日々チェック用の検索条件を作る

Webインターフェイスでは、検索結果(条件)を保管することが出来ます。これが非常に便利で使えます。とうか初期の状態ではちょっと融通がきかないので検索条件を色々作成しておくほうが幸せになれるのではないでしょうか。

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上記の条件は、

  • 「Due Date」が「昨日/今日/明日」の未完了のタスク
  • Inboxフォルダに入っているタスク
  • 今日完了したタスク

を表示することが出来ます。これ以外にも「今週」「再来週」などと作成していくと便利になるかと思います。

 

・iPhoneでの活用「Todo」における『フォーカス』の設定

ちょっとWebではないのですがiPhoneでは、「 Todo 4.2.1(¥600)App 」というアプリを使用しています。これ以外にもToodledoをサポートしている製品もあり以前は「2do」なども使っていたのですが最近はもっぱらこちらを利用しています。残念なことに検索を保管しておくようなことは出来ません。

標準で「フォーカス」という機能が付いていますのでこちらで抽出条件をつけておくことで多少は違いますが似たような結果を表示することが出来ます。

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「期限なし」を表示しているのですが「Todo」上では期限なしは最後に表示されるのでそれほど邪魔にはならないと思います。


今年もすでに四半期が終わりもう五月になりました。正月に今年こそは真面目にするぞと始めたタスク管理も(毎年同じことを行ってはや数年ですが)この時期になると中だるみしてぐちゃぐちゃになりがちなのでGW中に整理するのが区切りになります。 もう少し会社の事業目標に対応したタスクや個人的なゴールを見据えた活動を定期的にじっくりとしていかなければいけないなぁというのが感想です。

Google Docs のフォーム機能で手軽にライフログを記録する

簡単にライフログ的な物を記録する

仕事をしていると色々な台帳に色々書かなければならず、結構手間で後追いになりがちな作業記録とかを書くのが苦手です。なのでほったらかして後で思い出せないこともしばしば、、

仕事でオンラインで使えるのであれば(iPhoneなどからも使えると思うので実質どこでも使えると思いますが)おすすめしたいのが「Google Docs」にある「フォーム」機能です。これを使えば何かを記録して集計を取るということが非常に簡単になります。

実際に使用している例で、これはブラウザのツールバー登録してあるログ用のリンクです。

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クリックすると記録用のフォームを呼び出だせます。色々チェックボックスとかリストとか形式を持つことができるので入力の簡略化が図れます。

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後は適当に埋めていけば最終的には、「Google Docs」の表として記録されているのが確認できます!

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後は煮るなり焼くなり好きにすればよいです。このフォームをブラウザのツールバーとかアクセスがしやすい箇所にキチンと登録しておけば結構マメにライフログ的なものをつけていくことが出来るんじゃないでしょうか?

もちろんブラウザベースなのでiPhoneからも登録ができます。

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どうですか?しばらくは色々なフォームを登録してみて記録していきたいと思います。何気に便利そうなので紹介してみました。

ツꀀ

[web] Toodledoのサイトを日本語化する

日本語化する!とか書いていますが単純にWebサイトを日本語化するプラグインを利用して表示してみようという話です。これを実現してくれるのは「Japanize」というプラグイン。物自体はIEとFirefox用のようですが実際にはChromeでも動作するので使ってみました(但しメニュー的なものは動かないですが)

このプラグインFirefox時代には使っていたのですがChromeで使えなかったので気にしていなかったのですがChrome側がJSを読み込めるようになっていて普通に動きます。素晴らしいですね。

というわけで敷居の高い?Toodledoを日本語表示してみようとおもったのですがデータがなかったので順次追加中です。Twitterアカウントがあればだれでも更新できるみたいですので是非時間ある方参加していただけると嬉しいな。

ネットを日本語化する:Japanize

Japanize は、外国語のウェブサイトのユーザーインターフェイスを日本語化するサービスです。ウェブブラウザに拡張機能 (プラグイン) をインストールするだけで、いままで英語だったウェブサイトを日本語で操作できるようになります。

 

こちらのサイトからJapanize のインストール開始を選択してJapanize.user.js をダウンロードします。Chromeならそのままプラグインのインストールになりますので導入してしまいます。

この状態でサイトに行くと日本語化されているサイトが見ることができます。で、データ自体は、 http://japanize.mylingual.net/index.cgi/view?target=www.toodledo.com に登録されています。データはまだ半端にしか投入出来ていないので順次参加していただけると助かりますね。英語がネックでという人もいると思うし、Toodledo自体全く日本語化されるきがしないので(^^;

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ほんとにまだ対して日本語化していないので申し訳ない程度ですが、順次時間を見つけていれていきたいと思う次第だ。

Webサイトは使いづらいと評判ではありますが、英語ゆえ敬遠されていた方は試してみてはどうでしょう?(とは言ってもまだまだ翻訳出来ていないですが)参加者が増えて翻訳が溜まることを期待。

ではよい週末を♪

元旦だからこそタスクを整理しよう

年初にしたいことはやっぱり快適に新年を過ごすためにもタスク管理を整理したいですね。

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カメラロール-320 Photo by tokiyan

メールのInboxを整理する

個人で使用しているGmailはラベル管理なのであまりInboxゼロは正直目指していないのですが仕事用のNotesの方はInboxをゼロにしました。Notesではデータベースをアーカイブできるので昨年度の分のメールは全てアーカイブとして保管しました。またInboxに残りがちなものに付けられるものはルール(割り振り)をしておきます。Gmailなどではラベルをつけておきました。

  • 振り分けルールやラベルを見直す
  • 年初にする必要がある仕事はTodo管理などにいれておく
  • 年初に観るべきメールにはフラグを立てておく

Todo管理の更新をする

昨年から引き続きタスクはたくさん残っているのは仕方ないのですがまずは期限が切れているタスクを全て更新しておきます。また毎年の今年の目標的なものを作って入れることにします。昨年できなかった項目がたくさんあるので今年はどうやって自分のタスクをこなしていくのか考えて行きたいと思います。

  • 期限が切れているタスクの期日を更新する
  • 絶対にしないとおもうタスクは消しておく
  • 年初の今だからこそ「たぶん・いつかする」のリストをもう一度棚卸してみる

やりたいことを分類しておく

たぶん・いつかするのリストをいくつかの項目で整理しておきましょう。

  • 習得したいスキル
  • 欲しい物
  • 作りたいこと
  • 成し遂げたいこと
  • 読みたい物
  • 書きたい物

今年はこれらのやりたいことを四半期単位くらいで目標を設定してこなしてい行きたいと思います。GTDをベースにして仕事を数年していて習慣は付いているのですが目標に向かってコツコツということが日々の仕事や家のことに終れてどうしても出来ていないので頑張りたいところです。

GTD新刊「ストレスフリーの整理術 実践編」が出ていますね。

GTDも大分広まってきて一般的に?なってきたのではないでしょうか?
そんななか「ストレスフリーの整理術 実践編」が発売していますね。まだ読んでいないのですが楽しみです。年を重ねるごとに書籍の方も大分分かりやすくなってきた感があります。
本も色々出ていますが中古などで買えば初期の本は結構安くAmazonで買えるのですね。もう年末ですので歳の最後に頭の中をすっきりして新年を迎えたいものです。

仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法

ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術


ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編 仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法


なにげに一番最初に私が購入したのはこちらの本でした。なかみは簡単に書いているので見やすく分かりやすいかと思います。
Life Hacks PRESS ~デジタル世代の「カイゼン」術~

ちょっとGTD飲みの本ではないですがこちらの本も面白いです。
iPhone情報整理術 ~あなたを情報’’強者’’に変える57の活用法!(デジタル仕事術シリーズ)

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