GTDの2分間ルール
GTDをしってここ数年になります。
完全に使いこなすわけもなくダラダラとこのGTDを実践してきています。GTDの処理も一度覚えれば簡単なものだと思いますが自分アレンジが入ってしまっていてたまに見直すと変な感じになっているのかな？効果的に使えていないのかなと思ったりもします。
気に入っているのは「週次レビュー」と「2分ルール」の二つです。どちらも癖をつけると仕事が早くできる要になるのではないかと思います。
この「2分ルール」はWikipediaでは次のようになっていました。
「するのに2分とかからない仕事は、今すぐ行う」という「2分ルール」がある。「2分」はガイドラインで、それを後へ延ばすためにリストやメモを書いたりするのにかかる時間くらいのことである。2分でできそうな細かい仕事はこの場でリストから早めに消してすっきりさせる必要がある。
(via http://ja.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done )
このあたりが実装されているアプリは少ないのかなと思います。
累積したTodoや、スケジュールされたTodoをまず始めようとするときに今日すべき内容のなかで2分で実施できそうなものを一気にさばいてしまう。これはたいていちょっと調べてメールするとか、誰かに状況を確認するとか、毎日のルーティンの何かをするとか簡単な仕事だけど、「後でいいか」と後回しにしてしまいがちなタスクが多い。このあたりをきっちりできると大分レスポンスが早い気がする。時間の係る仕事も、「2分」程度で状況が伝えられるなら伝えてからタスクを「処理する（NexActionに移動、等々）となおいい感じになる。
この2分ルール（実際には、5分でも決めた時間であればいいと思います）にしたがってタスクを考えた場合に、タスクをメモするときに気をつけていることがあります。
「〇〇さんに内容を確認してその後で資料を整理する、整理した資料は△△さんに送る」
というタスクがあったときに、2分で出来る範囲はやってしまうと後で億劫になりません。また出来ない場合もこの場合だと最終的なOutputである△△さんに状況を伝えておくと親切です。この場合、「〇〇さんに内容を確認」という行為は2分で終わるかもしれません（得てして電話は長時間になりがちですが・・）
手書きツールの場合、下の画像のように「途中まで」実行していることを表現できます。
この半端な状態を「良し」とすると2分間ルールで出来る範囲が増えてきますね。タスクはより詳細に何をするべきなのかを具体的に書いておく必要があります。そうした場合、たいていのタスクは複数の行為が含まれていることが多いです。そこまで書いておけばActionをするときに2分間で出来るタスクがもう少し増えてくるような気がします。
・タスクの実行時にはなるべく時間を測る（タイマーで見ていて時間がかかりすぎている場合には次に回すなど）
・タスクの実行は、全てしないで途中まででも良い
GTDの関連は色々出ているのですが個人的な整理を含めたエントリーでした。Todo管理ソフトウェアはたくさんありますがこのような機能は持っているのはないですよね？
