タスク主体からプロジェクト主体に変えてInboxと週次レビューを陳腐化させない

ここのところはGTDに専念しないスタイルで安定している @tokida です。

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ちょっと仕事である意味区切りのあることをしたのでたまにはタスク処理の話を少し書きたいと思います。

結論から書くと、「GTDとかにハマるとタスク(Todoひとつひとつ)がメインになりがちだけど、結局はそれはプロジェクトが有りきなんだからプロジェクト側からきっちりと把握しよう、そうしないとタスクも取りこぼしがあったりして結局Inboxが陳腐化してGTDとしても回らなくなるよ。」という事を今更ながらに実感したので書いておきたい。なんか「策士、技に溺れる」って感じですね。

 

ちょっと前

以前からGTDにどっぷりハマっていたのです。その頃からTodoをこまめに付けるのだけどなかなかこれが週次レビューにたどり着かない。たどり着かないので陳腐化する。どうしても日々に同じInboxを利用できないためです。これは常にPCの前にいないのでどうしてもオンライン上のTodo(以前はRemember the milk、最近では Toodledo)とアナログのTodo(以前はRODHIA、Moleskine等)の非同期が起こることから発生しています。

この分散を解決するためには結局は何処かですり合わせを行う必要があったのです。当たり前ですが就業前後でキチンと日報をつければいいのですがその辺りとTodoを完全に分離して管理していたのが問題。

 

最近は

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Inboxの改善

・如何にしてInboxを少なくし廃れない情報に維持するか

Inbox:Evernote上の日報と、その日記載したメモ(Mnemosyne:ニーモシネN198利用)
整理:日々業務後に、Evernote上に記載されたタスクを実施し残るものをToodledoに登録

この流れで進めています。日報(仕事の細かいログ等)のなかでTodoも記録していくことで大きな取りこぼしがないにようにしています。だいたい毎日「週次」レビューしているような感じです。以前からどうしてもTodoが書ききれていないためプロジェクト単位で忘れが発生したりしていたのですがこの方法を取ってから若干は改善しているとおもいます。意識をプロジェクトからそらさないことです。

 

週次レビューの改善

・当たり前のことができていなかった週次レビュー

週報という物があるので、週報作成時に日報のなかのTodoをさらうことになるのでプロジェクト単位で取りこぼされているTodoがあれば整理する事ができます。よく考えれば当たり前のような気もするのですがGTDにとらわれすぎていて当たり前のことができていなかったのかなと思います。

日報側にてある程度のタスクとプロジェクトそして予定を整理することでかなり見やすくなって来ました。またGTDでは完了したTodoを見なおしたりしないです。同様にTodoアプリケーションもCloseされたタスクを見るのは洗練されていません。終ったようで終わらないTodoもよくありますのでその辺りはこの作業で振り返ることが出来ます。

 

ツールの変化

利用しているツールは以前はデジタルオンリーからデジアナに移行して最近ではまたデジタル気味ですね。Evernoteのなかには資料が多かったのですが最近はOutputの場所として活用をしようとしています。実施しようと思えばデジタルオンリーにも移行できる環境ではあるのですがそれほど必死にはしていません。

複雑化しすぎたEvernoteのページは編集できないのは残念。 追記は出来ますがね

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IMG_3217 Photo by tokiyan

従ってちょっとメモしたい時には、 (忙しい時には)スケジュールの「メモ欄」を積極的に使う | Roguer にも記載していますがスケジュールのメモ欄とか便利です。「予定」と「メモ」が分離しないので情報が拡散しませんので。

また何れにしても資料の保管場所がBox.netであったりDropboxであったりし、仕事の情報をEvernoteに入れていることからもTodoアプリをToodledoからそろそろNozbeにする時期が来ているような気がする。

 

とは言え、Toodledoタスクの処理をGTDにそって今日もガシガシするのです!!


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