ストレスフリーの予定管理術

最近カレンダー関連が続いているので、毎日している予定の管理を書いて見ましょう。スケジュール管理とTodo管理とまぁ諸々まとめてこんな感じなことをしてます。

ストレスフリーの生活のために、やっぱり色々「見える化」されている事が良いですね。

誰得なエントリーかも知れませんが (^^;

 

モレのないカレンダーの使用

Google カレンダー

 

まず個人的な環境ですが再三このブログでは書いていますが会社で利用しているのはLotusNotesのグループウェアです。このままではこの情報を外部から取り出せないのでGoogleカレンダーと同期しています。

  • 個人のカレンダー(PERSONAL)
    • 出勤などの通勤時間や、個人的な遊びの用事とか飲み会の情報を入れておきます(図の黄色)
  • 会社の仕事用のカレンダー (WORK) 
    • 上記の会社のグループウェアと同期しているカレンダーです。一番メインに使用してるものですね(図の水色)
  • 家のカレンダー (HOME)
    • 家用のGoogleアカウントを作成して(iPadなどではこちらをメインに見ている)それを共有しています、主に家の用事や出かける用事、子供の予定などを忘れずに「家のカレンダー」から写しておきます(図の赤色)

これが私の主なカレンダーの構成です。

仕事が急にきた際などに空き時間などを把握するために移動時間なども基本的には入れるようにしています。正しく入れればそのぶん精度は高くなるので実用的になりますからね。移動が多いので日々の予定がルーチン化出来ないためこのような事を剃る必要が出てきいます。

  • 移動時間も「時間割」として入れる
  • 用途によってカレンダーを分ける

 

素早く空きを見つける

通常、主にはPCで利用してるのですが最近ではもっぱらiPhoneで確認することも多くなってきました。そしてぱっと開いている時間を聞かれることも多々あります。その際にいちいち調べていると面倒なときには 空き時間を探すアプリを利用します。(ちょっと曜日がずれているので要注意なアプリですが・・・)

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起動すると、5日分ほど未来までの空き時の時間が表示されます。この時間は「日中」として定義された時間の中での空き時間を出してくれるのである程度正確です。但し私の場合には起きる時間から入れています、なので先ほどの「PERSONAL」のカレンダーには移動時間も入れておくことでより正確になるのです。

さて、9日には「6時間」の空きがあることがわかります。「i」をタップすると晩ご飯が食べれない印になっていますね。これは晩ご飯で定義された時間帯に「予定」がある為です。(実際には9日の晩は飲み会が入っています)

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もう少し9日の中身を見てみるとカレンダーで定義されている内容と同じですが「Free Time」が主役な画面になっています。6:30まではSleep時間です。朝自由になるのは 「6:30 – 8:30」 までだということがわかります。その後「移動」があって 10:00から予定が入ります。色は修正できないのですが若干違ういろで表示されているのでカレンダーが違うことがなんとなくわかります。その後12時辺りからまたFreeTimeが始まります。

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こんな感じで空き時間を素早く見つけることが出来ます。飯の時間は登録していないので明日の6時間の空きがありますが実質的には「3時間」くらい使えるということがこの段階でサッとわかるのも便利だと思います。

 

日課を管理する

さて、そうは言っても毎日するルーチンワークは当然あります。これらは Daily Deeds というアプリでチェックをしています。特にカスタマイズできないのですが唯一色を変えることができるのでこの色を、「AM(黄色)」「PM(橙色)」「いつでも(青色)」 という感じで利用しています。

一番ありがちなのは、朝とかに時間がなくて「朝しないといけないことを」忘れてしまうこと。一番悪いのはしていないことじゃなくて「することを忘れている」事だと思っているのでこれで忘れ物防止です。

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まぁルーチンワークについては毎日しているので大体時間が読めますよ。大体多いと1時間くらいかかります!
でも実際にはiPhoneのおかげで「通勤中」でも出来るのは良いですね。まぁだいたいこのあたりで9日には「2時間」程しか時間が使えないんだろうなぁと。

 

タスクの見積もり

さて、これらの予定表に記載されたスケジュール以外にもしなければならないことは沢山あるわけです。仕事もあればどうでもいいことも何でも、ToodledoというTodoサービスに入れています。このTodoのいいところは予定時間を記入してタイマーで経過時間を計ることが出来るところです。

Toodledo  Your To Do List

さて、こうして見ると明日しなければいけないタスクの合計時間が「4.5時間」かかることがわかりますね。実際には多めにとているところはありますがこの程度は掛かりそうです。

 

で、明日の予定はどうなるの?

結果として、明日は空き時間が6時間程度朝からあります。飯を1時間かけて食べると残りは4時間です(晩飯は飲み会で予定に入っているので考えなくていい)。ルーチンワークの実施に大体1時間〜2時間かかることを考えるとタスクを全てこなそうとすると、飯の時間を減らすか2.5時間停止あぶれるか orz です。

明日も寝るのが遅くなりそうですが飲み会のあと仕事するわけないし、2時間分くらいは早々にリスケして明後日に回したほうがよさそうですね。

 

ということが分かったら

これで安心して眠れますね。おやすみなさい。

 

 

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