[GTD][Toodledo] GWなのでタスクの整理をする

しなければいけないTodoをこの機会に整理してみたいと思います。

なかなか毎週、週次レビューをしようと始めていてもついつい疎かになってしまったタスクなどが散乱している状況です。また、先月にToodledoのプロアカウントをようやく登録したのでいままでざっくりだったタスクに詳細のサブタスクをつけて管理する事が出来ます(それ以前のタスクでは詳細に落としてないものと詳細なものが混在している状況です)

この機会に全体の見直しとともに、洗い出しをまた実施してみようと思います。
その前にまずは既存のタスクを一旦整理します、また運用方法も若干変えてみたいと考えているのでそれをまとめます。

  1. 未実施のタスクの整理
  2. 洗い出し
  3. タスクの詳細化
  4. 週間レベルでのDuedateの設定

を実施してみたいと思います。

 

1.未実施のタスクの整理

すでに、予定通りに進んでいないものを整理してしまいます。

  • 期限が切れているタスク(Overdueの状態)をすべて「Due dateなし」の状態に変更する
  • ContextやTagが記入していないタスクを先に記入する

 

(1) 期限切れのタスクの修正

いま、現時点で124個のタスクが存在していますが、Overdueが39個、期限の設定なしが74個(期限ありは11個しか無い)の状態になっています。このまま進めてもすでに正しくないので最終的には適切な日付にするにして一旦リセットします。

Toodledoの「Search」画面から以下の条件で検索をします。今日の分はまだ仕事しているので昨日からとして検索

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次に「Multi Edit」で「Due date」の欄にチェックを入れて更新します。こうすることで「Search」結果に対して一括で処理が出来るので便利です。この方法を使って一週間に一回(レビュー時に)はリセットして適切な日付を入れる運用にしていきます。

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次に、ContextやTagが未記入なタスクも同様に「Search」で検索して記入していきたいと思います。これをある程度しておかないと検索条件やソート条件から漏れるのでタスクの忘れが多くなります。(もちろん最初に登録するときに書いておけばいいのでしょうが、最初に投入するときには基本的に余計なことを考えたくないので(Inboxでは)記入していません)

 

(2) Contextの修正

ここで参考までに登録されている「Context」の内容

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  • @どこでも → 場所を選ばないタスク
  • @仕事 → これはロケーションが書いています(そこでしか出来ないタスクはこれに該当)
  • @家 → 家でしか出来ないこと
  • @考える → 場所ではないのですが時間がかかる系のモノはこれにしています
  • @買い物 → これは出先で見るための物
  • @電話 → 電話やメールを擦る必要があるもの(実際には「@どこでも」です)

基本的にはどこで実施できるかという点でContextを使用しています。渡しの場合にはたいてい「@どこでも」が該当するのですがまれにそこでしか出来ないものがあるのでその場所に行く機会があるときには「@仕事(~~)」で検索したりしています。

もちろん実際にはContextが空白のものもあるのですがそれは正しく「空欄」なので良いとして漏れをなくすのが目的です。

 

(3) Tagの修正

さて次にタグを修正します。

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タグは、プロジェクト毎に付けるようにしています。後は顧客名とかがおおおいです。自分のことは「家」とか「ライフワーク」とかに分類しています。「家」は家族全員が関係するようなもので「ライフワーク」は個人的なタスクです。

 

2.洗い出し

次に時間を設けて洗い出しを行います。普段しているように2時間とか3時間とかかけてするのが望ましいと思います。

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参考に、現在の「フォルダ」構成は上記のようになっており適当に突っ込むのはまずは「Inbox」に該当します。この後でタスクの詳細化をするときに一緒にContextとかTagを振っていくのでまずは「Inbox」にどんどん思いつくのを登録していきます。重複したり同じ内容のような物が複数出てきても気にしないですすめるのがよいです。またタスクの詳細化も次のステップなのでレベル感が不揃いであっても気にしません。

 

3. タスクの詳細化

ここではInboxの処理をするわけですが今回は2分ルールとかは実施せずにまずは振り分けることを行います。またタスクが実行が無理そうな、具体的にすることに落とせていない項目を具体的な方法でブレイクダウンしていく作業になります。実際これが一番時間がかかると思います。

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上記の例は大した用事ではないのですが、実際に遊びにいくにしてもいくつかのことをこなさないといけません。Toodledoではプロアカウントになると「サブタスク」が登録できるのでその機能を使ってブレイクダウンするようにします。参考リンクとかあれば「ノート」欄にURLを貼るなどしておくと便利かもしれません。かなり「夢(いつか)」的なTodoでも最初の一歩を書かないと先には進めないのですから何かしら進んでいないタスクについてはブレイクダウンをしていくのが良いかと思います。

 

4. 週間レベルでのDuedateの設定

毎日基本的にはInboxや「NextAction」を確認しながら進めていくのですがどうしても家のことや優先度の低い項目は予定日を過ぎてもしない傾向にあります。また今日の分だけが実行出来ればとりあえず良しとしてしまっているとなかなか細かい仕事ができないと思います。

しばらくの間、それらの具体的ではないタスクは週間単位で予定完了日を一括で付けてしまおうと思います。週間レビューは「金曜日の午後」にすることにしているので期限は毎週木曜日付近で一括で付けることにします。それ以上かかる場合にも「木曜日」毎の日を目処として登録します。

  • 期日が厳密でないタスクについては、一週間単位で期日を記入する
  • 一週間単位での期日は、週次レビューの前日の曜日にしておく

 

 

5. その他の考慮 (ゴールの設定)

まったく何も予定を入れることすら出来ないタスクがあるのですがこれは「する気がない=できたらいいな」レベルですので問題があります。いかなることもはじめなければ到達することは出来ないのですからこの手のタスクはなるべく少なくしていく必要があります。実際にはこれらはタスクというよりは「ゴール(目標)」であることが多いです。Toodledoは「ゴール」という項目があるため設定ができるのですが他のタスク管理ソフトではこの概念が無いものも多いとおもいますのでその際には「タスク」として登録しておくしかありません。

ここでは「ゴール」の設定の仕方を書いておきます。

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ありきたりに漠然と書いている「家を買う」というタスクですがこれは実際には「ゴール」と考えるとよいでしょう。選択できるのは

  • Lifelong (一生)
  • Long-Term(長期的)
  • Short-term(短期的)

の中から選べます。家を買うことが lifelongではなんだか辛いのでShort-termにしておきたいと思います。
次に、各タスクからゴールを紐付ける必要がありますのでアカウントの設定から「ゴール」が表示できるようにします。

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この設定の後各タスクの属性でゴールを設定することで完了です。動き的には、ゴールはTagやContextと変わりませんが別の指標を立てて置けるので便利かと思います。 今回は特に脈絡もなくゴールを設定したが

  1. ゴール(目標)を、短期(数ヶ月)、長期(数年)、一生のレベルでいくつか立てる
  2. 各ゴールに向かって必要な大雑把なタスクを洗い出す
  3. 上記のタスクを細分化する

本来であればこのようにして目標に向かっていかないといけないのだと思いますがついつい日々の仕事に忙殺されてしまいますね。

 

6. 日々チェック用の検索条件を作る

Webインターフェイスでは、検索結果(条件)を保管することが出来ます。これが非常に便利で使えます。とうか初期の状態ではちょっと融通がきかないので検索条件を色々作成しておくほうが幸せになれるのではないでしょうか。

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上記の条件は、

  • 「Due Date」が「昨日/今日/明日」の未完了のタスク
  • Inboxフォルダに入っているタスク
  • 今日完了したタスク

を表示することが出来ます。これ以外にも「今週」「再来週」などと作成していくと便利になるかと思います。

 

・iPhoneでの活用「Todo」における『フォーカス』の設定

ちょっとWebではないのですがiPhoneでは、「 Todo 4.2.1(¥600)App 」というアプリを使用しています。これ以外にもToodledoをサポートしている製品もあり以前は「2do」なども使っていたのですが最近はもっぱらこちらを利用しています。残念なことに検索を保管しておくようなことは出来ません。

標準で「フォーカス」という機能が付いていますのでこちらで抽出条件をつけておくことで多少は違いますが似たような結果を表示することが出来ます。

1000000326

1000000324

「期限なし」を表示しているのですが「Todo」上では期限なしは最後に表示されるのでそれほど邪魔にはならないと思います。


今年もすでに四半期が終わりもう五月になりました。正月に今年こそは真面目にするぞと始めたタスク管理も(毎年同じことを行ってはや数年ですが)この時期になると中だるみしてぐちゃぐちゃになりがちなのでGW中に整理するのが区切りになります。 もう少し会社の事業目標に対応したタスクや個人的なゴールを見据えた活動を定期的にじっくりとしていかなければいけないなぁというのが感想です。


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