GTDのスタイルをちょっと変えてみた。

久しぶりに色々思うところがありやっぱり手書きのほうが効率いいやということもあって（デジタルガジェット大好きなんですが）モレスキンに戻ってきています。結構、GTDについても波があるのは仕事の内容にもよるのだろうと思うのだけどこのあたり自分でもきちんと消化できていないので向き不向きがよくわかっていないこの頃です。

レビューが大事なので、このあたりを考慮して運用を変えてきました。アクションの実行はGTDのルールに基づいているのでレビューと日々のInput（Inbox）を使いやすいようにしました。というのが今回のポイントです。

日々のタスク Inbox

Inboxは、基本的にはモレスキンを利用する。ページの書き方は” 手帳(モレスキン)の使い方 » Roguer ”で紹介しているように心がける。3)が難しいですね。なかなか具体性をもって書けないため内容を思い出せないタスクもしばしばです。

1. ページの先頭に、「日付（天気）」（例：2009/11/03 晴れ)
2. 文章の先頭に、チェックボックス「□」を記述
3. 本文は、だいたい140文字（twitter準拠)で記載する（この際に、絶対に2行は書く。1行ですむものも書く）

※右のページは、今日のタスク。左のページは、昨日のタスク。

毎日のレビュー

基本的にはInboxは１枚～２枚程度のTodo一覧表が出来ていることになります。この中で終了しなかったものに「蛍光黄色」で線を引いていき目立つようにしていきます。これで今日終わらなかったタスクが浮き彫りになりますのでこれは明日以降も目にして処理をするようにします。この段階で書き写したりすると面倒なのでそういうことはしません。

※書き写しは基本的には、週次レビューで”モレスキン”→”Evernote”で行うだけで日々は行ないません。

週次レビュー

週次のレビューはPC上で行ないます。これにEvernoteを利用します。Evernoteのタスク（チェックリストボックスう）の機能がありますのでこれを元に

1. 今週のページを作成、件名「GTD-Weekly YYYYMMDD」（例：GTD-Weekly 20100802 )
2. 先週のEvernoteの積み残しタスクを全てコピー（先週分は完了にする）
3. 今週発生したモレスキンのページから「蛍光黄色」で完了していないタスクを記入します。
4. トリガーリストを元に頭の中を洗い出します。
5. スケジュールへのOutputと作業項目を整理します。

ということを行ないます。この際に、Evernote上では１ページの文書として１週間分のレビューを記録します。

※作成はPC/MAC上のEvernoteクライアントからは主に纏めてがっつりと行ないます。Evernote自身は色々なクライアントで使えるので便利ですね。

※実際にタスクを処理することを考えた場合このiPhoneのEgretlistを使うと綺麗に見えていいですね！基本的には週次レビューの吐き出し先、兼、毎日のタスクとしてモレスキンと一緒に観るのに使います。
※AppstoreでEgretlistを購入する→

補足事項

• 日々のタスク→モレスキンのページ、週次レビュー→Evernoteの1ページという棲み分け
• ケースとして、Inboxを紙ではなくPCで処理したいこともあります。その際にはその週のレビュー用のページにタスクを記載していきます。これで漏れることは有りません。
• 日々のNectActionとしては、Evernoteの今週のページとモレスキンを見て行ないます。

最後に

実際だれが参考になるというわけでもないですが人の活用方法って面白いですよね？私は結構そいう記事が好きなので誰かがちょっとでも面白く見てくれていれば幸いです。なかなかいいと思っても組み込みづらいものですがｗ

週次レビューで YYYYMMDDで作成しているのですがこれを月次とか年次、またContextsとかSomedayのような項目別に作成しても応用ができるかとおもいます。ただあまり複雑だと個人的には長続きしないのでシンプルが一番ですね。

あと、後からみようとか整理しようとかそういう気は全くないです。きちんとInputを把握して処理することさえ出来ればそれでよしというシステムです。

なんでも「Evernote」に入れることを基本とした場合に、手動で入れているとかなり面倒です。

一番目どうなのはクライアントの都合で、「このクライアントだとボタン一つでEvernoteに送信できるけどこっちの環境だと出来ない」という自体になる事です。

Evernoteに入れて置くデータのうち自分で作成する物以外の資料的なもの（特にWebクリップ）に焦点を当てて考えてみました。実際に、データの入力の候補としては

1. 通常にWebをブラウジングしていて
2. RSSリーダ（具体的には、Google Reader）を見ていて
3. Twitterを見ていて

が主な情報源です。それぞれ現状サービスとしては以下の機能でマーキングしています。

1. Web　→　Deliciousへブックマーク
2. RSSリーダ　→　コメント付きノート(別の経路でTweet）、スター、共有
3. Twitter　→　ファボ(スター)

クライアントの機能によってはRSSリーダなどでDeliciousへ登録してくれるものもありますが対応はまちまちなのであっちに入れたり、こっちに入れたりとなっています。

クライアントに依存せず、各機能でスターなどを登録時に自動的にメール送信経路でEvernoteに登録する方法を考えます。まだ個人的に試している段階なので公開出来る段階ではないのですが

1. Yahoo Pipe により (a) Delicious (b) Google Readerの共有/コメント (c) Twitterのスター　等の情報をRSSとして取り込みユニークな情報に加工
2. 取り組んだデータを、自作のメール送信サイトにリクエストする（Instapaper経由で情報を取得してメールで特定のアドレス(m.evernote.com)に送信）モジュールを中に組み込む
3. 上記までの処理を最終的にはRSSとして出力
4. 出力されたRSSを定期的に実行するため、Google Readerで購読をしておく（一応Instapaper経由の情報をDescriptionに入れて内容を見れるようにする）

という流れで作成してみました。

これにより、各機能でコメントなりスターなりをつけると定期的（Google readerのクルーラーの間隔）でEvernote宛にメールが送られるという事になります。

2010.02.11 追記
”さくらインターネットのスタンダートプラン”なんですが上記の処理を動かすとYahoo Pipeから正常にデータが取得出来ません(何割かのデータが503エラーになってしまいます）パフォーマンス的に考えないと使いもになりませんね。いまのままではかなりデータが漏れてしまって逆に面倒な事に。

蛇足

関係ないですが、Google App Engineを利用して作ろうと思ったのですがメール送信機能は結構コストが高いようなのでやめておきました。またYahoo PipeからGoogle App Engineへは接続出来ないみたいです。結局このブログのサイトの中でしようと思っていますがそれも大丈夫なのか不安大丈夫じゃなさそうだ。

おまけで Google App Engine で実施する場合の (2)のソース。初めてpythonを触りましたが面白そうでした。使えなくて残念。

from google.appengine.ext import webapp
from google.appengine.ext.webapp import util
import urllib
targeturl = ""
to = ""

class MainHandler(webapp.RequestHandler):

  def get(self):
    global targeturl
    global to
    targeturl = self.request.get("u")
    to        = self.request.get("t")
    self.response.out.write('Web clip using Instapaer is sent with mail. ')

def main():
  global targeturl
  global to
  application = webapp.WSGIApplication([('/', MainHandler)],
                                       debug=True)
  util.run_wsgi_app(application)
  url="http://instapaper.com/m"
  params = urllib.urlencode({'u':targeturl})
  f = urllib.urlopen(url + '?' + params) 

  body = ""
  line = f.readline()
  while line:
    body = body + line
    line = f.readline()
  f.close

  start = body.find('title')
  end = body.find('/title')
  title = body[start+len('title'):end]

  message.subject = title
  message.to = to
  message.body = body
  message.html = body
  message.send()

if __name__ == '__main__':
  main()

iPadの製品発表がされちょっとした興奮でした。

さて、前回の続きとして情報整理をしようと考えたときにちょっと自分の中で使っている事を忘れていたサービスがありましたのでここで整理として書いておきたいと思います。このサービスには非常に満足しており便利に利用しています。

iPhoneユーザの場合、通知サービスを一つくらいは設定しているかもしれません。一番その恩赦をうけているのはTwitterになるのですが私はクライアントに依存しないようにProwlというクライアントアプリ経由で受信しています。
このことはちょっと前にも記事にしていたので書いていたのですがすっかりその屋台骨？な PreyFetcher というサービスを忘れていました。

という流れで動作します。

これによりどのTwitterクライアントでも関係なくプッシュの恩赦をうける事ができるという理屈です。Prowlは単純な通知クライアントとサーバ機能(サービス)で成り立っています。ProwlのAPI経由であれば様々に通知する事が出来るのが特徴です。

http://prowl.weks.net/

iPhone/iPod Touch 用のクライアントアプリより購入(¥350)出来ます。

Prowlを利用している理由は

1)プッシュの時間を制御出来る。

これは設定画面の「QuietTime」で時間帯を指定する事により制御できます。また重要度が「Emergencies」で通知される場合にはプッシュをうけるという事が出来ます。従って、夜の間(0:00-7:00)はTwitterからの通知は受けないけどMailからの通知は受ける、と言った事が可能です。※Mail側及びTwitter側で重要度の制御が出来る必要があります。

2)通知を受けた後に起動するアプリを選択出来る。

これはProwl内では「Redirect」と表現されています。特定の通知が来た場合に「アプリケーション」に応じてiPhone内のアプリを起動可能です。これで特に専用クライアントを用いなくともワンステップ入りますが自動的に対象のアプリが起動する事が出来ます。※Prowlがサポートしている必要があります。

この設定をする事でiPhoneとの紐付けになります

以下のPreyFetcherからのアプリケーション名は

・　Prey Fetcher DM
・　Prey Fetcher mention

となります。のでこの値を Application Name に設定してください。

後は実際のTwitterからのDMやMentionをProwlに通知する為のPreyFetcherを紹介します。PreyFetcherは、ProwlAPIを利用したサービスでTwitter上のDMやMentionが発生するとProwlに対して通知が行う事が出来るというものです。

http://preyfetcher.com/ (無料）

設定は非常に簡単です。Twitterのユーザアカウントでログイン出来ます。Settingを選び先ほどのProwlのAPI番号を記入して完了です。これで通知がされます。

API(またはライブラリ）を利用して独自に通知を作ってみる事も非常に面白いと思います。仕事のメリハリを付ける上で時報を受けるとか。Gmailであればいくつかツールが出ているので環境が整えば利用出来ますね。Google App EngineにCron登録して実行するなどすればサーバも特に用意しないでも使えます。

実は、このツール以前にも記事「ProwlでPush Notification Serviceを試す」にしていたのですがあまりにも普通に使っていてすっかり忘れていたので再度記事を書いてみました。